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dormakaba B-COMM HCM

Datenschutzerklärung

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dormakaba B-COMM HCM

Datenschutzerklärung

für dormakaba B-COMM SaaS Services – B2B

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Version: April 2026 

  1. ANWENDUNGSBEREICH UND GEGENSTAND DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG
    1. Allgemeines Diese Datenschutzerklärung gilt für eine dormakaba Lösung, die aus den folgenden Komponenten (einschließlich der zugehörigen Dokumentation und Updates) besteht oder diese kombiniert: 
  1. ein Webportal oder Cloud-Service, auf den - direkt oder indirekt - über einen Webbrowser zugegriffen werden kann („Webportal“), und/oder
  2. eine mobile App („Mobile App“).
  1. Spezifisch. dormakaba B-COMM SaaS Services ist eine Cloud-basierte Software-as-a-Service-Lösung, die als Plattform zur Erfassung und Verarbeitung Zeit-, Betriebs- und Zuttrittskontrolldaten konzipiert ist und mit dem HCM-System des Kunden verbunden ist. Bie B-COMM Cloud Service und die B-COMM SMILE App, einschließlich der zugehörigen Dokumentation und Updates, sind Komponenten der B-COMM SaaS Services und werden einzeln und zusammen auch als „ Service” bezeichnet.
  2. dormakaba oder eines seiner verbundenen Unternehmen stellt die Services seinen Geschäftskunden (je ein „Kunde“) zur Verfügung. Ein Kunde kann natürlichen Personen den Zugriff zur Nutzung der Services gewähren. 
  3. Diese Datenschutzerklärung informiert natürliche Personen, die den Service  nutzen („Sie“), über die Arten von personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Erbringung der Services von Ihnen erheben,  zu welchen Zwecken diese Daten verarbeitet werden, und die Rechte, die Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten haben.
  4. Länderspezifische Informationen. Zusätzlich, abweichend oder anstelle der hierin enthaltenen Datenschutzinformationen können für Sie länderspezifische Informationen relevant sein. Solche länderspezifischen Informationen sind, falls vorhanden, in  Ziffer 11 – Länderspezifische Informationen oder in einer länderspezifischen Anlage oder in einer länderspezifischen Datenschutzerklärung für B-COMM Saas Services aufgeführt.
  1. VERANTWORTLICHER, KONTAKTINFORMATIONEN, DATENSCHUTZ-VERTRETER
    1. dormakaba Deutschland GmbH, DORMA Platz 1, 58256 Ennepetal, Deutschland ist der Betreiber der Services („wir“, „uns“ oder „unser“). Wir sind der Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die in folgenden Ziffern beschrieben wird:
  • Ziffer 4 – Erhobene Daten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
  • Ziffer 5 – Einsatz von Analysetools; Cookies
  1. Darüber hinaus verarbeiten wir bestimmte personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Der Kunde kann Ihr Arbeitgeber, der Inhaber des Kundenkontos, Account Manager, Immobilienverwalter, Administrator oder ein anderes Unternehmen oder eine andere Person sein. Bitte beachten Sie, dass wir, wenn wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, nicht der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind. Zu Ihrer Dienlichkeit informieren wir Sie über personenbezogene Daten, die wir gegebenenfalls im Auftrag des Kunden verarbeiten, in folgender Ziffer:
  • Ziffer 6  – Personenbezogene Daten, die wir im Auftrag unseres Kunden verarbeiten.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen für die jeweilige Verarbeitung.

  1. Von Ihnen bereitgestellte Daten Dritter. Der Service bietet Funktionen, mit denen Sie personenbezogene Daten Dritter [, die keine Nutzer des Services sind,] in den Service eingeben können. Wir erheben und verarbeiten Daten dieser Dritten, die Sie uns im Rahmen des Servicees zur Verfügung stellen (z. B. [E-Mail, Name, Mobilfunknummer, zusätzliche Informationen in einem Freitextfeld]), [sowie damit verbundene statistische Daten (z. B. Art des Mobilgeräts, Version des Betriebssystems)]. Sie sind für die Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Verpflichtungen zum Datenschutz verantwortlich.  
  2. dormakaba Vertreter für den Datenschutz. 
  1. Allgemein (für alle Länder): Sie erreichen unseren Global Data Protection Officer unter data.protection@dormakaba.com 
  2. Spezifisch (Europäische Union): Als unseren Vertreter in der Europäischen Union im Sinne von Art. 27 DSGVO haben wir dormakaba Deutschland GmbH, DORMA Platz 1, 58256 Ennepetal, Deutschland, data.protection@dormakaba.com   („EU-Vertreter“)  benannt.
  1. UNSERE GRUNDSÄTZE FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften in ihrer jeweils gültigen Fassung („Anwendbares Datenschutzrecht“).  

  1. ERHOBENE DATEN , VERARBEITUNGSZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN  
    1. Registrierung für die  Mobile  App  (falls vorhanden und auf Sie zutreffend). 

Wenn Sie sich für den Service registrieren, müssen Sie Ihre Kontaktdaten wie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse eingeben und ein Passwort festlegen. Um mit der Registrierung fortzufahren, müssen Sie möglicherweise den Dienst des betreffenden Anbieters für Customer Identity Management Services nutzen; Ihre Registrierungsdaten werden mit diesem Anbieter für Customer Identity Management Services geteilt, sofern einer eingesetzt wird, geteilt. Außerdem kann der Service Ihre Mobilfunknummer verwenden, um Ihnen einen Aktivierungscode zu senden, damit Sie die mobile App nutzen können.

Wir verarbeiten Ihre Registrierungsdaten, und zugehörige statistische Daten zur IP-Adresse (z. B. Typ des mobilen Geräts, Version des Betriebssytems) sowie entsprechende Daten zur Einwilligungsverwaltung (z. B. welche Bestimmungen Sie zu welchem Zeitpunkt akzeptiert haben), um  den angebotenen Service erbringen und/oder einen Vertrag mit Ihnen erfüllen zu können. Wir können Ihre Kontaktdaten auch verarbeiten, um Ihnen Informationen über den Service (z. B. Release Notes) zukommen zu lassen. 

  1. Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, wird Ihre E-Mail-Adresse einschließlich der von Ihnen angegebenen Informationen zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Rückfragen gespeichert. Zielt die Kontaktanfrage auf die Klärung von Problemen mit dem Service oder auf die Erbringung sonstiger Dienste im Rahmen der von uns erbrachten Kundenbetreuung, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung.
  2. dormakaba B-COMM SaaS Services erhebt Daten, um effektiv zu funktionieren und Ihnen das bestmögliche Nutzungserlebnis mit unseren Produkten zu bieten. Der Großteil der in der B-COMM-Anwendung gespeicherten personenbezogenen Daten stammt aus einer direkten Integration in das zentrale Personalverwaltungssystem (HCM-System) Ihrer Organisation. Ihre Organisation hat die Möglichkeit, zusätzliche Daten direkt bereitzustellen – beispielsweise im Rahmen der Konfiguration und Verwaltung der B-COMM-Anwendung oder wenn Sie uns zwecks Support kontaktieren. Zudem erfassen wir bestimmte Daten, indem wir protokollieren, wie Sie mit unseren Produkten interagieren; dies geschieht beispielsweise durch die Verwendung von Zugangsmedien an Zeiterfassungsterminals sowie durch den Empfang von Fehlerberichten oder Nutzungsdaten von Software, die auf einem Zeiterfassungsterminal ausgeführt wird. Gegebenenfalls beziehen wir auch Daten von Dritten oder anderen Integrationspartnern, sofern dies für die geschäftlichen Anforderungen Ihrer Organisation relevant ist.

    Je nach Konfiguration Ihrer Organisation können folgende Daten erhoben werden:

    Personalnummer verwendet für: Identifizierung

Ausweisnummer verwendet für: Identifizierung

Vor- / Nachname verwendet für: Identifizierung

Benutzername / Passwort verwendet für: Identifizierung
Gesichtserkennung verwendet für: Identifizierung

E-Mail address verwendet für: Kontakt

Mobiltelefon Nummer verwendet für: Kontakt

Sprache verwendet für: Von der Organisation definierter Zweck

Geburtsdatum verwendet für: Von der Organisation definierter Zweck

Amtlicher Ausweis verwendet für: Von der Organisation definierter Zweck

Berufsbezeichnung / Position verwendet für: Funktion

Kommentar verwendet für: Von der Organisation definierter Zweck

Bild   verwendet für: Erleichterte Identifizierung

Firmenname     verwendet für: Kontakt, Identifizierung

IP-Adresse / Terminal ID verwendet für: Standort

Längengrad / Breitegrad verwendet für: Standort

Berechtigungen auf der Plattform   verwendet für: Zugriffsrechte

Transaktionsdaten einzelner Personen verwendet für: Verlauf/Zugriffsprotokolle

Kommen/Gehen Zeiten verwendet für: Lohn und Gehalt

Abwesenheitsanträge verwendet für: Lohn und Gehalt

  1. EINSATZ VON ANALYSE-TOOLS; COOKIES 
    1. Analysetools. Wir verwenden keine Analysetools
    2. Cookies. Wir verwenden die folgenden Cookies. 
      Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies, die für die Funktionsweise des Dienstes unerlässlich sind. In keinem Cookie werden personenbezogene Daten gespeichert.
      JSESSIONID verwendet für: SessionID
      BCoreDictionaryName verwendet für: Sprache des angemeldeten Benutzers

      Weitere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies finden Sie unter: https://www.cookieyes.com/blog/session-cookies 
  2. PERSONENBEZOGENE DATEN, DIE WIR IM AUFTRAG UNSERER KUNDEN VERARBEITEN

Wir verarbeiten bestimmte personenbezogene Daten im Auftrag unseres Kunden. Unser Kunde kann beispielsweise ein Hesteller oder ein Unternehmen aus der Gesundheitswesen sein, aber auch ein Bildungseinrichtung oder eine öffentliche Behörde sein. Zu Ihrer Dienlichkeit möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir gegebenenfalls im Auftrag unseres Kunden verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir nicht der Verantwortliche für die Verarbeitung der personenebezogenen Daten sind, die in dieser Ziffer 6 – Von uns im Auftrag unseres Kunden verarbeitete personenbezogene Daten aufgeführt sind. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen für die jeweilige Verarbeitung. 

  1. Registrierung beim B-COMM SaaS Services

Wir stellen dem Kunden Zugangsdaten für den Zugriff auf die B-COMM Saas Services zur Verfügung. Diese Zugangsdaten weisen Sie als autorisierten Benutzer aus.

  1. Anfragen / Fragen via den Service

Wir verarbeiten die Daten, die Sie via Service zur Verfügung stellen, um Ihnen angeforderte Informationen zukommen zu lassen oder auf gestellte Fragen zu antworten. Wir verarbeiten die Informationen, die Sie in den Service eingegeben haben, ausschließlich im Auftrag des Kunden.

  1. Zutrittsprotokolldaten

Der Kunde sowie bestimmte von ihm Authorized Users haben die technische Möglichkeit, innerhalb des Services Informationen darüber einzusehen, welcher Zutrittspunkt, Tür zu welchem Zeitpunkt mit welchem Ausweismedium verwendet wurde, und zwar wie folgt:

Typ der Tür

Zugriff zu Zutrittsprotokolldaten durch

Kunde

technisches  

Supportpersonal

dormakaba 

Support

Authorized User

Gemeinschaftstüren (online)

Ja

Ja 

Ja

ja

  1. EMPFÄNGER; ORT DER DATENVERARBEITUNG

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an von uns beauftragte Auftragsverabeiter weitergeben, darunter: 

  • die Anbieter der in Ziffer 5 – Nutzung von Analyse-Tools; Cookies genannten Analyse-Tools können in begrenztem Umfang personenbezogene Daten erhalten, wie in jener Ziffer näher erläutert;
  • dormakaba Gruppe: die mit uns verbundenen Unternehmen können Ihre personenbezogenen Daten erhalten oder Zugriff zu diesen haben, wenn diese interne Konzerndienstleistungen zentral und in unserem Auftrag erbringen;
  • Drittanbieter: wir können Drittanbieter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Auftrag beauftragen, z. B. für Hosting-Dienste.

Das jeweils andwendbare Datenschutzrecht kann Beschränkungen für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer oder andere Rechtsräume enthalten. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder einen anderen Rechtsraum übermitteln, müssen wir das anwendbare Datenschutzrecht einhalten und Datenübertragsungsmechanismen und Sicherheitsvorkehrungen (Garantien) in Übereinstimmung mit diesem anwendbaren Datenschutzrecht implementieren, wenn und soweit dies für eine solche grenzüberschreitende Übermittlung erforderlich ist. Wenn Ihre personenbezogenen Daten in einem anderen Land oder einer anderen Rechtsraum als dem Land oder dem Rechtsraum, in dem/der Sie Ihren Wohnsitz haben, verarbeitet werden, können diese Datan in der Folge den Gesetzen dieses anderen Landes oder dieses anderen Rechtsraums unterliegen, einschließlich aller Gesetze, die die Offenlegung der Informationen gegenüber der Regierung, Regierungsbehörden, Gerichten und Strafverfolgungsbehörden in diesem Land oder dieses Rechtsuraums erlauben oder vorschreiben.

In Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die Schweiz hat die EU-Kommission ein hinreichendes Datenschutzniveau in der Schweiz festgestellt.. Eine Kopie der Dokumentation über die von uns getroffenen Maßnahmen ist auf Anfrage bei uns erhältlich.

  1. SPEICHERDAUER UND LÖSCHUNG

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem jeweils anwendbaren Datenschutzrecht, wenn und solange dies für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Anschließend löschen wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Aufbewahrungs- und Löschungsrichtlinien oder ergreifen Maßnahmen um die Daten ordnungsgemäß zu anonymisieren. Eine Ausnahme bilden Fälle, in denen wir gesetzlich verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten länger aufzubewahren (z. B. zu Steuer-, Buchhaltungs- und Rechnungsprüfungszwecken). Die von Ihnen per E-Mail übermittelten Daten werden von uns so lange aufbewahrt, bis der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. wenn Ihre Anfrage bearbeitet wurde). 

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  1. IHRE RECHTE

Als betroffene Person haben Sie Rechte gegenüber dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (siehe Ziffer 2 - Verantwortlicher, Kontaktinformationen, Datenschutz-Vertreter). Wenn wir der für die Datenverarbeitung Verantwortliche sind, haben Sie je nach Land oder Rechtsraum, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben,  die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten gegenüber uns oder unserem jeweiligen Datenschutz-Vertreter, indem Sie eine E-Mail an unseren zuständigen Datenschutz-Vertreter senden (siehe Ziffer 2.4 – dormakaba Datenschutz-Vertreter).

  1. Sie können Ihre einmal erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns jederzeit widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in Zukunft nicht mehr auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten dürfen. Der Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs. 
  2. Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft verlagen über die Verarbeitungszwecke, die Arten der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, an die Ihre Daten weitergegeben wurden oder werden,, die vorgesehene Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, wenn diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden, sowie das etwaige Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling sowie gegebenenfalls aussagekräftige Informationen über die Einzelheiten derselben dieser Verarbeitung.
  3. Wenn und soweit Sie im Rahmen Ihrer Nutzung des Servicees Ihre personenbezogenen Daten eingeben, abrufen, berichtigen oder löschen können, sind Sie für die Berichtigung, den Abruf oder die Löschung Ihrer Daten im oder aus dem Service verantwortlich. In allen anderen Fällen: 
  1. Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, und Sie haben auch das Recht, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten - auch mittels einer zusätzlichen Erklärung - zu verlangen.
  2. Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich, wobei das Recht auf Löschung durch nationales Recht eingeschränkt sein kann.
  3. Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber gegen ihre Löschung Einspruch erheben und wir die Daten nicht mehr benötigen, sie aber von Ihnen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, oder Sie der Verarbeitung widersprochen haben.
  4. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen für die Verarbeitu ng Verantwortlichen zu übermitteln ("Recht auf Datenübertragbarkeit").
  1. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können Sie sich zu diesem Zweck an die Aufsichtsbehörde an Ihrem üblichen Wohnsitz, an Ihrem Arbeitsplatz oder am Sitz unseres EU-Vertreters wenden.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von berechtigten Interessen verarbeitet werden, haben Sie auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern es dafür Gründe gibt, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Werden personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

  1. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aus beliebigen Gründen ändern. Wir werden Sie über Änderungen informieren, indem wir die neue Datenschutzerklärung in der Anwendung veröffentlichen und das Datum des "Stand" ändern. Sie sollten diese Datenschutzerklärung regelmäßig auf etwaige Änderungen überprüfen. Im Falle relevanter Änderungen können wir Sie außerdem per E-Mail oder auf andere geeignete Weise benachrichtigen. 

  1. LÄNDERSPEZIFISCHE INFORMATIONEN

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